صفوا الموضوع وتاريخه
حددوا اسم المادة والغرض منها والمصنع وفق الوثائق ورقم الدفعة وتاريخ الحصول عليها. وسجلوا على حدة ما تعرض له الموضوع: تسخين أو تماس مع سائل أو تنظيف أو إصلاح أو تخزين طويل. وقدموا الظروف الملحوظة وافتراضاتكم منفصلة.
اجمعوا الوثائق والصور
تفيد اللقطات العامة للموضوع والوسم والعبوة ومواضع التغير. واحفظوا الصور الأصلية. وأرفقوا بالوصف شهادة الجودة والمواصفة وتعليمات الاستخدام والمحاضر السابقة. ولا تستبدلوا المحضر الكامل بصورة لسطر واحد يتضمن النتيجة.
اتفقوا على أخذ العينات وتسليمها
قبل أخذ العينات وإرسالها، أبلغوا عن النوع المتوقع للمادة وشروط التعامل معها. فالكمية ومواضع الأخذ والوعاء وجواز فصل جزء والتسليم تتوقف على برنامج الدراسة. ولا يمثل الطلب الإلكتروني إذنًا بإرسال أي عينة مادية.
وضحوا حدود الاستنتاج المرتقب
تحتاج المعلومات عن عينة واحدة وعن دفعة منتجات إلى تسويغ مختلف. وإذا تعلق النزاع بالدفعة كلها، فاذكروا مسبقًا حجمها وتكوينها وإمكان الوصول إلى وحدات المنتج ومعلومات أخذ العينات السابق. وإذا لم يبق إلا بقايا مستخدمة، فيجب ذكر ذلك أيضًا.